298 Stichting BudgetBalans
Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief
• Inleiding op het archief
• Inventaris of plaatsingslijst
• Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Een klein deel, nog nodig voor de vereffening, is nog op de afdeling Schuldhulpverlening van de gemeente Spijkenisse achtergebleven. Deze bescheiden zullen tot 10 jaar na vereffening bewaard blijven.
De “te bewaren” bescheiden zijn hierna beschreven en vormen het zelfstandig archief van de Stichting. De bescheiden (uiteindelijk met een omvang van niet meer dan 2 archiefdozen) zijn materieel verzorgd en toegankelijk door middel van deze inventaris.
Op een later tijdstip zal het archief naar het Streekarchief worden overgebracht om daar voor onbeperkte tijd te worden bewaard en te dienen voor toekomstig onderzoek.